Quando se trata de comunicação interna, não existe uma abordagem única que funcione para todos os negócios. Não existe uma única solução para todos os problemas. Cada organização tem sua própria estrutura, cultura e objetivos únicos e, portanto, requer seu próprio plano de comunicação interna individual.
Algumas empresas estarão focadas na implementação de mudanças, outras procurarão melhorar a comunicação interna entre as divisões e outras tentarão se conectar com trabalhadores remotos, que perdem interações cruciais no escritório. No entanto, existem algumas práticas que são recomendadas para manter a transparência e alinhamento na comunicação interna.
Para tal fato, veja a seguir e tire suas dúvidas.
1) Para uma comunicação interna eficiente, a mensagem deve chegar para todos igualmente
A comunicação interna é um ponto que merece muita atenção por parte da empresa, e o principal erro cometido é ter mensagens diferentes para níveis diferentes na hierarquia. Ao equalizar a comunicação, o processo é muito mais fluído.
Por quê?
É o elemento crítico que sustenta tudo e uma das melhores práticas essenciais na comunicação dos funcionários. Você precisa ser capaz de se conectar com todos os funcionários. Mas muitas vezes, esse não é o caso. Um dos erros comuns de comunicação interna é não identificar todos os subconjuntos de sua força de trabalho. Sem um fluxo regular de informações e interação, esses trabalhadores podem se desengajar rapidamente.
Como?
Você precisará instalar canais de comunicação internos extremamente robustos se quiser alcançar todos os funcionários. Ao disponibilizar um aplicativo de comunicação interna a todos os colaboradores, você estará no caminho certo. Com o software de comunicações internas, os funcionários têm a oportunidade de usar seus próprios dispositivos inteligentes para acessar às comunicações da empresa, derrubando instantaneamente as barreiras de localização e tecnologia.
2) Elabore uma estratégia de comunicação interna
Contar com uma boa estratégia de comunicação interna possibilita que exista fluidez dentro da empresa, e que a informação não seja perdida ao longo do caminho.
Por quê?
O plano estratégico é considerado um guia para o sucesso. Um plano eficaz o ajudará a definir suas metas de negócios e a identificar as atividades que você precisará implementar para alcançá-las. Os benefícios de uma boa comunicação interna são inegáveis. Isso ajudará sua empresa a enfrentar tempos de crise, adaptar-se às mudanças e manter todos ao seu lado, independentemente do estado da situação. Com uma estratégia forte em vigor, é garantido que você verá uma melhoria na lealdade, motivação e produtividade da equipe.
Como?
Você precisará se fazer cinco perguntas cruciais para definir os parâmetros do seu planejamento. O plano de comunicação interna perfeito será diferente para cada organização, mas essas perguntas o colocarão no caminho certo para criar uma estratégia que funcione para o seu negócio:
- Qual é o seu objetivo geral de negócios ou projeto?
- A quem se dirigem as suas comunicações?
- Com o que você está realmente pedindo para as pessoas se envolverem?
- Quando você está enviando suas mensagens e com que frequência?
- Qual canal funcionará melhor para o conteúdo e o público?
E a partir das respostas, você conseguirá estruturar um plano estratégico eficiente.
3) Crie um canal bidirecional para feedback
Um canal de feedback possibilita que se crie uma política de conversação dentro da empresa, evitando que apenas líderes tenham voz ativa.
Por quê?
Dê uma opinião aos seus funcionários e você colherá os frutos. Muitas estratégias de comunicação interna colocam muito foco na divulgação de instruções da equipe de liderança. Esses métodos de comunicação interna oferecem apenas um fluxo de informações de mão única, negando a seus funcionários a oportunidade de se fazerem ouvidos.
A comunicação interna eficaz proporciona uma troca de mão dupla. Isso é especialmente relevante para forças de trabalho dispersas, com trabalhadores remotos se sentindo cada vez mais desengajados da sede. Quando você dá a seus funcionários a chance de fornecer feedback e oferecer sugestões, você dá voz a eles.
Como?
Uma das melhores práticas em comunicação interna é descobrir o que seus funcionários estão realmente pensando. Envie pesquisas e enquetes perguntando sobre cargos, políticas da empresa e condições de trabalho para obter o ponto de vista interno. Uma pesquisa de comunicação interna lhe dará uma boa medida da saúde de sua empresa.
Um aplicativo de comunicação interna incluirá ferramentas para agendar pesquisas regulares, além de módulos que oferecem espaços sociais para conversas, sugestões e feedback. Descubra como um aplicativo de engajamento de funcionários pode desempenhar um papel fundamental na entrega de uma estratégia de engajamento de funcionários.
4) Mantenha um fluxo regular de comunicação
A comunicação é o passo mais importante para que as equipes possam realizar entregas com mais qualidade. Logo, é tão importante contar com uma comunicação regular.
Por quê?
Um fluxo consistente de informações garantirá que você tenha uma força de trabalho informada e engajada. Ao se comunicar com os funcionários, é importante evitar uma abordagem stop-start. Muitas vezes, o departamento de comunicação interna envia uma enxurrada de mensagens, seguida por um longo período de inatividade.
Esse contato errático pode ter o efeito de diminuir os níveis de engajamento, pois os funcionários começam a se sentir negligenciados durante os períodos de silêncio, especialmente aqueles que trabalham em casa. De acordo com uma pesquisa da Trade Press Services, 85% dos funcionários dizem que estão mais motivados quando a gerência oferece atualizações regulares sobre as notícias da empresa.
Como?
A melhor prática de comunicação interna é planejar com antecedência. Considere criar uma rotina de reuniões agendadas previamente para 1 ano, na mesma data e hora com toda a equipe. Além disso, um aplicativo de comunicação interna oferece as ferramentas para pré-agendar suas comunicações, proporcionando maior controle sobre seu planejamento. Em projetos ágeis, por exemplo, existe as “dailings”, que são encontros diários rápidos de 10 minutos com toda a equipe, para sanar as principais dúvidas e problemas que estão impedindo o andamento das atividades. Essa prática pode ser aplicada em toda a empresa, em outros formatos, permitindo um refinamento da comunicação, sem causar impactos na rotina diária.
5) Evite sobrecarga de comunicação
A sobrecarga de comunicação é o excesso de informações e reuniões que não são necessárias para o desenvolvimento de uma atividade, ou alinhamento do dia a dia.
Por quê?
É vital manter suas comunicações regulares e consistentes. No entanto, cuidado para não sobrecarregar seus funcionários com informações. Uma pesquisa da Harvard Business Review indicou que os funcionários gastam mais de duas horas do dia de trabalho em e-mail e, pior, levam 24 minutos para voltar à tarefa depois de abrir um e-mail. Com isso em mente, é importante selecionar e condensar cuidadosamente o que você está enviando para o que é absolutamente necessário.
Como?
Procure manter as mensagens simples, breves e diretas. É uma das melhores práticas de comunicação corporativa interna, sendo uma prática crucial. Além disso, se você deseja realmente engajar seus funcionários, precisa atrair e manter a atenção deles. Quando seu objetivo é melhorar a comunicação interna, nunca esqueça que suas mensagens precisam ser interessantes. Seu conteúdo precisa sair da tela e se conectar com a equipe em um nível individual. O guia de melhores práticas de comunicação interna é enviar as informações certas, para as pessoas certas, no momento certo. Dessa forma, envie um e-mail apenas sobre assuntos que são relevantes, e que necessitem de formalização. Segmente os assuntos que podem ser tratados pessoalmente e outros que precisam de respostas por e-mail ou ciência de todos
6) Mantenha a igualdade em toda a sua força de trabalho
As informações devem ser transparentes para todos os colaboradores e não apenas para um grupo seleto, a menos que essa segmentação seja feita por cargos.
Por quê?
A igualdade de funcionários pode ser uma melhor prática de estratégia de comunicação interna menos óbvia. É somente quando há um desequilíbrio que você começa a perceber sua importância. Conhecimento é poder. Se apenas alguns funcionários tiverem acesso a informações cruciais, os problemas logo começarão a surgir.
O mesmo se aplica à igualdade de voz. Por isso, certifique-se de que todos tenham a chance de ter suas opiniões ouvidas e contar com o recebimento das mesmas informações. Manter a igualdade é particularmente vital ao comunicar mudanças, pois o “boato” começará a funcionar em breve na ausência de comunicações adequadas.
Como?
A comunicação interna eficaz começa com os canais certos. Forneça canais de comunicação robustos e você pode ter certeza de que todos os funcionários terão acesso igual às informações. E você saberá que eles estão recebendo essas informações ao mesmo tempo. Um aplicativo de funcionário permitirá que você envie notificações push, que notificam instantaneamente toda a força de trabalho simultaneamente. Ele também fornece um canal de feedback direto, garantindo que a voz do funcionário esteja aberta a todos.
7) Analise o engajamento dos colaboradores
Quando o processo de comunicação interna flui, existe um engajamento maior dos colaboradores de forma natural. Contudo, se a sua empresa contar com um baixo engajamento, o primeiro passo é verificar como anda a comunicação.
Por quê?
De todas as melhores práticas de comunicação interna, esta é absolutamente crucial para o sucesso geral de sua estratégia. Afinal, se você não mede a aceitação e o engajamento, como saberá se sua mensagem está funcionando? Ou até mesmo passar em primeiro lugar? Somente quando você começar a acompanhar suas métricas de comunicação interna poderá realmente ajustar e melhorar sua estratégia para obter os melhores resultados.
Como?
Você pode utilizar plataformas de análise de engajamento e ferramentas para refinar a comunicação interna. Essas plataformas são projetadas para monitorar cuidadosamente e melhorar os níveis de engajamento. Eles oferecem painéis em tempo real junto com relatórios integrados para tornar o engajamento do monitoramento um processo simples. Depois de ter uma visão geral de quão bem suas equipes e divisões estão interagindo com suas comunicações e entre si, você poderá facilmente corrigir e melhorar a participação.
Foque na comunicação interna da sua empresa e melhore seus resultados
Embora cada organização tenha objetivos e requisitos diferentes, essas sete práticas recomendadas de comunicação interna ajudarão a manter sua estratégia nos trilhos. Certifique-se de que essas práticas recomendadas na comunicação dos funcionários estejam em vigor, e você conectará sua equipe e manterá todos os funcionários engajados e motivados para o sucesso.